5 boas práticas fundamentais para escrever email profissional

Escrever email profissional tem sido um diferencial, isso independentemente de qual seja sua área de trabalho e linha de serviços. Para alcançar mais clientes e consolidá-los é preciso dominar as ferramentas de marketing, que estão disponíveis no mercado.

Você pode fornecer serviços de consultoria para a indústria de chicletes de algas marinhas na África do Sul, pode se tornar um skatista fornecendo lanches ou pode se tornar um freelancer em marketing digital.

Você terá que se comunicar com eles ao escrever e-mails de sugestão de serviço. Já agora, apelar ou certas expressões não é um bom modelo para usar em emails profissionais.

Mas isso significa que deve ser removido do glossário? Isso depende muito do estilo e formato do mercado com o qual você está lidando.

Por via das dúvidas, é melhor não se arriscar em uma situação excessivamente aleatória e não perder a oportunidade de mostrar profissionalismo ao lidar com clientes futuros ou atuais.

Você está cético sobre como construir um e-mail profissional que possa transmitir sua promessa e, ao mesmo tempo, entregar a mensagem de maneira objetiva? Aqui estão 5 boas práticas para ajudá-lo!

1. Preencha o cabeçalho do seu email profissional estrategicamente

Certifique-se de que o endereço de e-mail seja a pessoa com a qual deseja entrar em contato e use a técnica de 70 caracteres para escrever o título e atrair mais atenção.

É claro que, além de seus concorrentes em potencial, seus clientes têm milhares de outros problemas para resolver. No entanto, ao otimizar o conteúdo e o título da mensagem, você terá uma vantagem competitiva para atrair mais atenção.

2. Utiliza uma linguagem mais formal e de acordo com o assunto

Seu título chamou a atenção dos clientes, e agora seu conteúdo deve mostrar que tipo de profissional você é. Naquela época, independentemente do produto ou serviço prestado, a forma significava profissionalismo, segurança e integridade.

Em outras palavras, indica que o projeto será executado conforme o prometido nestas linhas. O e-mail é considerado um documento, uma ferramenta de comunicação entre duas partes na negociação de valor, mas não precisa ser tão chato.

3. Busque ser o mais objetivo possível

É aqui que entra a objetividade, o equilíbrio entre as coisas. Parece haver três níveis de escrita na comunicação: informal, objetivo e bem escrito. Desta forma, podemos descrevê-los como:

Informal

“Olha cara, deu ruim hein. Aquele seu gatinho Chew subiu aqui no telhado e infelizmente bateu as botas. Falow, vlw”

Objetivo

“Boa tarde Sr. Jorge Alonsio,

Gostaria de lhe comunicar que lamentavelmente, não trago boas notícias. Aquele seu gato Chew teve um acidente e, apesar dos nosos esforços na tentativa de salvá-lo, ele não sobreviveu.”

Bem escrito

“Caríssimo Sr. Jorge,

Com muito pesar no dia de hoje, passados 257 dias desse presente ano, me comunico de modo formal e com sentindo o pesar no meu sofrido coração que, seu felino de raça não definida, registrado sob o nome Chewbacca, em um impulso animal, sofreu um acidente fatal.”

Pobre Chewie. E quem tem que ler o primeiro e o último exemplo do email. Em situações informais, o uso de palavras e contrações comuns no ambiente virtual acabará por criar um distanciamento do objeto a ser tratado, como se o autor não se importasse com esse fato.

Por meio de tantas rodadas e definições, e-mails arduamente conquistados dão às pessoas a ideia de insegurança, que é o desejo de criar uma imagem fora da realidade no mercado de trabalho. Conforme mencionado anteriormente, o método mais recomendado é transmitir ideias de forma objetiva e clara.

dicas para escrever um email profissional

4. Tenha uma organização do contexto e a estrutura antes de escrever email

Desta forma, você pode organizar seus pensamentos e uma estrutura de email perfeita. Que informações precisam ser transmitidas? Tempo de implementação, prazo, detalhes do perfil do projeto?

Independentemente do conteúdo, nenhum vestígio será deixado ao fazer a lista. Ao longo da história do marketing de conteúdo, você ainda pode selecionar palavras-chave ou trechos importantes do e-mail para destacar em negrito no formato.

5. “Detone” usando os gatilhos mentais

Resumindo, esses gatilhos ajudam a convencer seus clientes a tomar as decisões que você deseja. Não há dúvida de que essa é uma estratégia para o e-mail profissional.

Existem alguns cujos argumentos têm causado sensação, como falta, urgência, autoridade, reciprocidade, novidade, racionalidade, curiosidade, dedicação e até a existência de inimigos comuns.

A escolha entre eles dependerá da finalidade do e-mail. Por exemplo, é possível citar que o atendimento ao cliente será implementado por meio de novos aplicativos ou com base em novas diretrizes de SEO a partir de agora, despertando assim o senso de novidade do cliente.

Tirar os clientes de sua zona de conforto e criar recompensas pelo uso da novidade é uma forma de usar gatilhos psicológicos. Usar recomendações de outros clientes sobre seus serviços pode ser considerado um gatilho para prova social.

Seu objetivo será perceber que outras pessoas já podem usar o que é fornecido de forma satisfatória e desejam ter o mesmo.

Dica extra: Observe com atenção aos erros de escrita

O conteúdo de correção deve incluir a repetição de palavras e termos na mesma frase, erros de digitação, formatação, modos, gramática e tudo mais. Pode-se esperar que, ao enviar e-mails para resolver questões importantes, os profissionais revisem pelo menos o conteúdo escrito.

A mensagem é como um service pack, portanto, é como comprar comida enlatada em um supermercado. Se a lata estiver amassada ou cheia, talvez você não compre, certo? (Se você nunca se preocupou antes, por favor, não compre! O risco de intoxicação alimentar chamada botulismo é alto!).

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